Lab Sharepoint 2013 P4 – Sử dụng Approval workflow

Lab sharepoint 2013 phần 4, tiếp tục sử dụng Approval workflow để xây dựng hệ thống quản lý phân loại hồ sơ, tài liệu, văn bản của doanh nghiệp.

Bài lab xây dựng hệ thống quản lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tức thời đến người sử dụng. 

Bất kỳ hồ sơ, tài liệu hay văn bản nào trước khi hiển thị đến người dùng, đều phải qua sự kiểm duyệt của trưởng phòng hành chánh. Sau đó được phân loại hồ sơ, tài liệu theo chủ đề, để người dùng dễ dàng tìm kiếm.

Khi một tài liệu không được duyệt, hay chưa được duyệt, thì chỉ có chủ sở hữu của tài liệu, mới nhìn thấy được tài liệu đó mà thôi, còn những user khác không thể nhìn thấy.

Chỉ khi tài liệu đã được trưởng phòng kiểm duyệt, thì mọi người mới có thể nhìn thấy tài liệu này.

  Các bước sử dụng Approval workflow quản lý tài liệu văn bản:

Trong bài lab này sẽ được thực hiện theo các bước sau:

  • Tạo Tài liệu văn bản.
  • Tạo Column.
  • Yêu cầu check out.
  • Tạo WorkFlow.
  • Tạo View.
  • Tạo Page.
  • Kiểm Tra.

Mục đích của bài lab này, là ôn lại các bước đã làm ở phần 3, làm lại approval workflow, ôn lại cách sử dụng page, webpart page.

Trong phần trước, các bạn đã biết cách dùng Announcemment để quản lý tin tức, còn trong phần này bạn sẽ làm quen với một application mới là Document library.

Khi hoàn thành bài lab, bạn sẽ ứng dụng được approval workflow để quản lý tài liệu văn bản cho doanh nghiệp của mình.

Triển khai Approval wordflow quản lý tài liệu văn bản:

B1. Tạo Tài liệu văn bản.

B1. Tạo tài liệu văn bản dùng document library:
Trở về site Internal.nhatnghe.local chọn Settings → Add an App.

Lab sharepoint 2013-APPROVAL WORKFLOW

Chọn Document Library.

APPROVAL WORKFLOW

Chọn Advanced Option.

APPROVAL WORKFLOW 2010

Nhập Name: TailieuVanBan → Create.

sharepoint 2013-APPROVAL WORKFLOW

B2.Tạo Column.

B2: Tạo Column:
Tại Document TaiLieuVanBan chọn Library → Create Column

 Lab APPROVAL WORKFLOW

Column name: Loaivanban, chọn option như trong hình, nhập loại hồ sơ văn bản.

su dung Approval workflow

B3. Yêu cầu check out.

B3. Yêu Cầu check Out(bước này có thể bỏ qua không dùng)
Tại TaiLieuVanBan chọn library → library seetings

ứng dung Approval workflow

Do khi tạo Document TaiLieuVanBan, không có dấu tiếng Việt, nên ta có thể chọn List name description and Navigation (làm thêm cho đẹp).

Tai lieu Approval workflow

Nhập lại name bằng tiếng Việt có dấu → save.

Approval workflow quan ly tai lieu

Bây giờ chọn Versioning Settings.

Lab sharepoint Approval workflow

Require Check Out chọn yes →ok.

Lab Approval workflow

B4. Tạo WorkFlow.

B4 Tạo Workflow:
Tiếp tục chọn Workflow settings

 lab Approval workflow 2010

Add a workflow.

Approval sharepoint 2010

Chọn Approval – SharePoint 2010
Name: DuyetVanBan.

Approval workflow 2010
Chọn Approval sharepoint 2010

Check vào các checkbox →next.

quan ly tai lieu

Assign to : Tphanhchanh.
Chọn các thông tin như trong hình → Save.
Tạo Workflow xong.

tai lieu ve sharepoint Approval workflow

B5. Tạo View

B5 Tạo View:
Tại Tài Liệu văn bản chọn Library → library Settings.

Lab sharepoint 2013-APPROVAL WORKFLOW (17)

Trong views → All document.

ung dung Approval workflow trong doanh nghiep

Chọn và sắp xếp lại các checkbox.

Approval - sharepoint 2010

Trong Styte chọn basic table →Ok.

 sharepoint 2013 Approval workflow

Bây giờ chọn Create View.

Lab Approval workflow sharepoint 2010

Chọn All Document.

Lab sharepoint 2013 - Approval workflow

View name: HoSoVanBan, và các checkbox như trong hình.

sung dung Approval sharepoint 2010

Trong filter : DuyetVanBan is equal to 16 and LoaiVanban is equal to Hồ Sơ văn bản.

Approval sharepoint 2010 lab

Tiếp Tuc tạo View Hướng Dẫn Sử Dụng, Chọn create View→ HoSovanBan.

Lab sharepoint - Approval sharepoint 2010

View name: HuongDanSuDung, và các checkbox như trong hình.

Approval sharepoint 2010 trong sharepoint 2013

Trong filter : DuyetVanBan is equal to 16 and LoaiVanban is equal to Hướng Dẫn Sử Dụng.

dung Approval sharepoint 2010 trong doanh nghiep

Tương tự tạo View QuiDinh.

xay dung Approval sharepoint 2010 trong quan ly cong van

Trong filter : DuyetVanBan is equal to 16 and LoaiVanban is equal to Qui Định.

Approval sharepoint workflow

Tương tự tạo TaiLieuVanbanCuaToiChua Duyet, Check Make this the default view.

create Approval sharepoint 2010

Trong filter : DuyetVanBan is equal to 2 and Created By is equal to [Me].

modify Approval sharepoint 2010

Tương tự tạo TaiLieuVanbanKhongDuoc Duyet.

Approval sharepoint 2013

Trong filter : DuyetVanBan is equal to 17, tạo View xong.

document Approval sharepoint

B6. Edit page

B6. Edit Page:
Trở về Internal.nhatnghe.local, Chọn Settings → Site Contents

document Approval workflow

Chọn Pages

Lab sharepoint 2013 - CTL

Chọn tab Files → Web part page.

CTL.VN - document Approval sharepoint

Name: Tài Liệu văn bản → Create.

Lab sharepoint 2013 P4

Chọn Add a web part.

Lab sharepoint 2013 Phan 4

Chọn Apps → Tài Liệu và văn bản → add,

Lab

Chọn Edit Web part,

document Approval workflow

Selected view: HoSoVanBan, Toolbar Type: No toolbar; Title: Hồ Sơ văn Bản →ok.

Lab sharepoint - CTL

Tiếp tục chọn Add a Web part, Chọn Apps →Tài Liệu và văn bản → add,

Approval

Chọn Edit Web part→ Selected view: HuongDanSuDung, Toolbar Type: No toolbar;
Title: Hướng Dẫn Sử Dụng →ok.

Approval ung dung

Tiếp tục chọn Add a Web part, Chọn Apps →Tài Liệu và văn bản → add,

Approval workflow - CTL.VN

Chọn Edit Web part→ Selected view: QuiDinh, Toolbar Type: No toolbar; Title: Qui Định →ok.

Lab sharepoint 2013 - document Approval

Nhấn Stop edit, Edit page Tài Liệu Văn Bản xong.
Tạo thêm link để vào trang tài liệu văn bản.

Approval 2013

Trở về Internal.nhatnghe.local chọn Tin Chờ Duyệt để vào TrangChoDuyet.

Lab sharepoint 2013

Chọn Page → Edit Page,

tao moi APPROVAL WORKFLOW

TRong phần Tin cần duyệt chọn Edit Web Part,

duyet Approval

Sửa Title thành Tin và tài liệu cần Duyệt →ok → stop edit.

duyet document Approval workflow

Chọn Edit Links,

edit sharepoint Approval workflow

Chọn Tin Chờ Duyệt → edit.

Lab sharepoint 2013 sharepoint Approval workflow

Sửa text to display thành Tin và tài liệu Chờ Duyệt→ Ok,

Lab sharepoint 2013 tai lieu

Edit page trangchoduyet xong,

Lab sharepoint 2013 van ban

Tạo tiếp trang Tài liệu văn bản không được duyệt. Trở về Internal.nhatnghe.local chọn settings→ Site Contents,

cach dung sharepoint Approval workflow

Chọn Pages

quan ly cong van dung sharepoint Approval workflow

Chọn tab Files →chọn New document→ Web part page,

dung Approval workflow sharepoint 2013

Name : tài Liệu Văn bản Không được duyệt → Create.

Lab sharepoint 2013 sharepoint Approval workflow 2k3

Add a web part,

add web part

Chọn tài Liệu & văn bản → add,

chon tai lieu

Chọn edit web part,

Lab sharepoint 2013 - edit web part

Selected view : tailieuvanbankhongduocduyet, toolbar type :no toolbar, Title : Tài Liệu và Văn bản Không được duyệt →ok,

Approval workflow 2010

Copy link ở thanh address của trang tài liệu văn bản không được duyệt → edit link,

sharepoint

Text to Display : trang tài liệu văn bản không được duyệt, paste link vào phần address.

add link

Vào document Tài Liệu & văn bản, phải chuột vào add document chọn copy Shortcut.

Lab sharepoint 2013- copy address

Add link tạo link thêm tài liệu mới.

Lab sharepoint 2013 - sua link

B7. Kiểm tra

B7 kiểm tra : Log in vào user Hc1 → add thêm tài liệu→logon vào Tphanhchanh →vào Tin và tài liệu chờ duyệt→ approve → Xem thông tin có hiển thi hay không. Sau đó thử từ chối tài liệu rồi kiểm tra.

Hoàn thành bài lab sharepoint 2013 phần 4, kết thúc phần này bạn đã ứng dụng được Approval workflow trong doanh nghiệp của bạn chưa? Hy vọng bài lab này đã giúp bạn hiểu thêm về Approval workflow.

Xem phần tiếp Lab sharepoint 2013 phần 5

Mr CTL – CTL.VN

Leave a Reply