Lab sharepoint 2013 phần 4, tiếp tục sử dụng Approval workflow để xây dựng hệ thống quản lý phân loại hồ sơ, tài liệu, văn bản của doanh nghiệp.
Bài lab xây dựng hệ thống quản lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tức thời đến người sử dụng.
Bất kỳ hồ sơ, tài liệu hay văn bản nào trước khi hiển thị đến người dùng, đều phải qua sự kiểm duyệt của trưởng phòng hành chánh. Sau đó được phân loại hồ sơ, tài liệu theo chủ đề, để người dùng dễ dàng tìm kiếm.
Khi một tài liệu không được duyệt, hay chưa được duyệt, thì chỉ có chủ sở hữu của tài liệu, mới nhìn thấy được tài liệu đó mà thôi, còn những user khác không thể nhìn thấy.
Chỉ khi tài liệu đã được trưởng phòng kiểm duyệt, thì mọi người mới có thể nhìn thấy tài liệu này.
Các bước sử dụng Approval workflow quản lý tài liệu văn bản:
Trong bài lab này sẽ được thực hiện theo các bước sau:
- Tạo Tài liệu văn bản.
- Tạo Column.
- Yêu cầu check out.
- Tạo WorkFlow.
- Tạo View.
- Tạo Page.
- Kiểm Tra.
Mục đích của bài lab này, là ôn lại các bước đã làm ở phần 3, làm lại approval workflow, ôn lại cách sử dụng page, webpart page.
Trong phần trước, các bạn đã biết cách dùng Announcemment để quản lý tin tức, còn trong phần này bạn sẽ làm quen với một application mới là Document library.
Khi hoàn thành bài lab, bạn sẽ ứng dụng được approval workflow để quản lý tài liệu văn bản cho doanh nghiệp của mình.
Triển khai Approval wordflow quản lý tài liệu văn bản:
B1. Tạo tài liệu văn bản dùng document library:
Trở về site Internal.nhatnghe.local chọn Settings → Add an App.
Chọn Document Library.
Chọn Advanced Option.
Nhập Name: TailieuVanBan → Create.
B2: Tạo Column:
Tại Document TaiLieuVanBan chọn Library → Create Column
Column name: Loaivanban, chọn option như trong hình, nhập loại hồ sơ văn bản.
B3. Yêu Cầu check Out(bước này có thể bỏ qua không dùng)
Tại TaiLieuVanBan chọn library → library seetings
Do khi tạo Document TaiLieuVanBan, không có dấu tiếng Việt, nên ta có thể chọn List name description and Navigation (làm thêm cho đẹp).
Nhập lại name bằng tiếng Việt có dấu → save.
Bây giờ chọn Versioning Settings.
Require Check Out chọn yes →ok.
B4 Tạo Workflow:
Tiếp tục chọn Workflow settings
Add a workflow.
Chọn Approval – SharePoint 2010
Name: DuyetVanBan.
Check vào các checkbox →next.
Assign to : Tphanhchanh.
Chọn các thông tin như trong hình → Save.
Tạo Workflow xong.
B5 Tạo View:
Tại Tài Liệu văn bản chọn Library → library Settings.
Trong views → All document.
Chọn và sắp xếp lại các checkbox.
Trong Styte chọn basic table →Ok.
Bây giờ chọn Create View.
Chọn All Document.
View name: HoSoVanBan, và các checkbox như trong hình.
Trong filter : DuyetVanBan is equal to 16 and LoaiVanban is equal to Hồ Sơ văn bản.
Tiếp Tuc tạo View Hướng Dẫn Sử Dụng, Chọn create View→ HoSovanBan.
View name: HuongDanSuDung, và các checkbox như trong hình.
Trong filter : DuyetVanBan is equal to 16 and LoaiVanban is equal to Hướng Dẫn Sử Dụng.
Tương tự tạo View QuiDinh.
Trong filter : DuyetVanBan is equal to 16 and LoaiVanban is equal to Qui Định.
Tương tự tạo TaiLieuVanbanCuaToiChua Duyet, Check Make this the default view.
Trong filter : DuyetVanBan is equal to 2 and Created By is equal to [Me].
Tương tự tạo TaiLieuVanbanKhongDuoc Duyet.
Trong filter : DuyetVanBan is equal to 17, tạo View xong.
B6. Edit Page:
Trở về Internal.nhatnghe.local, Chọn Settings → Site Contents
Chọn Pages
Chọn tab Files → Web part page.
Name: Tài Liệu văn bản → Create.
Chọn Add a web part.
Chọn Apps → Tài Liệu và văn bản → add,
Chọn Edit Web part,
Selected view: HoSoVanBan, Toolbar Type: No toolbar; Title: Hồ Sơ văn Bản →ok.
Tiếp tục chọn Add a Web part, Chọn Apps →Tài Liệu và văn bản → add,
Chọn Edit Web part→ Selected view: HuongDanSuDung, Toolbar Type: No toolbar;
Title: Hướng Dẫn Sử Dụng →ok.
Tiếp tục chọn Add a Web part, Chọn Apps →Tài Liệu và văn bản → add,
Chọn Edit Web part→ Selected view: QuiDinh, Toolbar Type: No toolbar; Title: Qui Định →ok.
Nhấn Stop edit, Edit page Tài Liệu Văn Bản xong.
Tạo thêm link để vào trang tài liệu văn bản.
Trở về Internal.nhatnghe.local chọn Tin Chờ Duyệt để vào TrangChoDuyet.
Chọn Page → Edit Page,
TRong phần Tin cần duyệt chọn Edit Web Part,
Sửa Title thành Tin và tài liệu cần Duyệt →ok → stop edit.
Chọn Edit Links,
Chọn Tin Chờ Duyệt → edit.
Sửa text to display thành Tin và tài liệu Chờ Duyệt→ Ok,
Edit page trangchoduyet xong,
Tạo tiếp trang Tài liệu văn bản không được duyệt. Trở về Internal.nhatnghe.local chọn settings→ Site Contents,
Chọn Pages
Chọn tab Files →chọn New document→ Web part page,
Name : tài Liệu Văn bản Không được duyệt → Create.
Add a web part,
Chọn tài Liệu & văn bản → add,
Chọn edit web part,
Selected view : tailieuvanbankhongduocduyet, toolbar type :no toolbar, Title : Tài Liệu và Văn bản Không được duyệt →ok,
Copy link ở thanh address của trang tài liệu văn bản không được duyệt → edit link,
Text to Display : trang tài liệu văn bản không được duyệt, paste link vào phần address.
Vào document Tài Liệu & văn bản, phải chuột vào add document chọn copy Shortcut.
Add link tạo link thêm tài liệu mới.
Xem phần tiếp Lab sharepoint 2013 phần 5
Mr CTL – CTL.VN