Lab sharepoint server 2013 phần 6, sẽ ứng dụng collect feedback workflow trong việc soạn thảo hợp đồng.
Khi soạn thảo hợp đồng phải có thông tin đầy đủ và chính xác, nên khi soạn thảo hợp đồng, cần phải gửi cho luật sư hay những người am hiểu về luật kinh doanh xem, chỉnh sửa và góp ý. Sau khi thu thập các ý kiến đóng góp, người soạn thảo sẽ tổng hợp lại để có hợp đồng hoàn chỉnh.
Trong phần này sử dụng collect feedback workflow để gửi hợp đồng đến nhiều người xem góp ý, và sử dụng kết hợp với chức năng track changes của Microsoft work để theo dõi việc chỉnh sửa và hoàn chỉnh hợp đồng.
Các bước triển khai collect feedback workflow trong soạn thảo hợp đồng:
Bài lab này được triển khai qua các bước sau:
- Tạo Subsite Kinh Doanh.
- Phân quyền.
- Tạo Document library: Soạn Thảo Hợp Đồng.
- Tạo Collect Feedback WorkFlow.
- Tạo view.
- Edit web part.
- Tạo Link.
- Yêu cầu check out.
- Kiểm Tra.
Mục đích của phần này, là hướng dẫn tạo subsite, phần quyền trên subsite và sử dụng Collect Feedback WorkFlow.
Triển khai collect feedback workflow:
B1: Tạo subsite: Vào site internal.nhatnghe.local →Vào settings\Site contents
Trong phần Subsites chọn new subsite
Nhập các thông tin như trong hình
B2: Phần quyền:chọn option create a new group. Kinh Doanh visitors: Group kinhdoanh; KinhDoanh member: Group kinhdoanh; Kinh Doanh owners: giamdoc và tpkinhdoanh
B3. Tạo document library Soạn hợp đồng: vào Settings\Add an app
Chọn Document Library
Name: Soạn Hợp Đồng → create
B4: Tạo workflow: chọn Soạn hợp đồng →Library\Workflow settings → add a workflow
Chọn Collect feedback – sharepoint 2010. Đặt tên workflow: Feedbackhopdong
Chọn các check box như trong hình → Next
Assign to: tpkinhdoanh và giamdoc và các check box như trong hình (mục đích: hợp đồng sẽ gửi cho trưởng phòng kinh doanh và giám đốc xem và góp ý)→ save tạo workflow xong
B5. tạo view: chọn Soạn Hợp Đồng → Library\Library Settings
Trong phần Views Chọn Create View
Chọn all documents
Name:HopdongDaDuyet và các check box như trong hình
Filter: Feedbackhopdong is equal to =5 → ok
Tiếp tục chọn Library\Library seetings
Trong phần View chọn Create view
Chọn Hopdongdaduyet
View name: Hopdongchuaduyet và các check box như trong hình
Filter: Feedbackhopdong is equal to =2 and Create by [Me] → ok tạo view xong
B6: Edit web part: trở về site kinh doanh chọn page → edit page xóa các thông tin hiện có như trong hình → chọn tab Insert\web part
Chọn Soạn hợp đồng → add
Chọn Soạn hợp đồng → edit web part
Selected view chọn HopDongDaDuyet,
Toolbar type: No Toolbar,
Title: Hợp đồng đã Duyệt → ok
Tiếp tục chọn tab Insert\web part
Chọn Soạn hợp đồng → add
Chọn Soạn hợp đồng → edit web part
Selected view chọn HopDongChuaDuyet,
Toolbar type : No Toolbar,
Title: Hợp đồng Đang Duyệt → ok
Tiếp tục chọn tab Insert\web part
Chọn Social Collaboration→ User tasks → add
Chọn User Tasks → edit web part
Title: Hợp Đồng cần Duyệt
Trong phần Advance\Target Audiences: chọn group Kinh Doanh Owners → ok
Chọn Save, hoàn tất edit web part
B7: tạo link: Chọn Soạn Hợp Đồng, Phải chuột vào Add document chọn copy shortcut
Chọn Edit links
Chọn link
Text to display: Soạn Hợp Đồng Mới.
Address:paste đường dẫn đã copy ở trên vào → ok
Chọn save hoàn tất tạo link.
B8: Yêu cầu Check Out, chọn soạn hợp đồng, chọn Library\library settings
Chọn Versioning settings
Require check out chọn Yes. → ok (khi có user đang mở file tài liệu, thì file này sẽ có trạng thái là check out (khóa file), các user khác không thể mở file này. chỉ khi nào file được check in thì user khác mới có thể mở file)
B9. Kiểm tra: sign in vào user kd1, open work soạn hợp đồng, chọn tab Review chọn track changes
Tiếp tục chọn Track changes\lock tracking→ nhập password → lưu file.
Trở về site Kinh doanh chọn Soạn hợp đồng mới→ ấn Browse chọn file hợp đồng →Ok, nhập title ấn save
Trong phần hợp đồng đang soạn sẽ có hợp đồng chờ feedback
Sign in vào user trưởng phòng kinh doanh(tpkinhdoanh), check mail sẽ thấy mail yêu cầu feedback. Trong site kinh doanh trong phần hợp đồng cần duyệt có hợp đồng chờ tpkinhdoanh feedback, click vào please review hdkd
Click tiếp hdkd để open work
Ấn check out, tiến hành chỉnh sửa hợp đồng, sau khi chỉnh sửa xong đóng file lại sẽ yêu cầu check in→ yes
→ Ok
Trở về site ấn send feedback
Sau đó sign in vào user giamdoc, check mail và vào site kinh doanh cũng sẽ có hợp đồng cần duyệt, thực hiện feedback như user tpkinhdoanh
Trở về user KD1 sẽ thấy có hợp dồng đã duyệt, open file hdkd để chấp nhận hay không chấp nhận các chỉnh sửa.
Cách khác: user kd1 có thể soạn hợp đồng xong vào tab file chọn save as chọn computer → ấn Browse
Trên thanh address nhập vào http://internal.nhatnghe.local→ double click subsite kinhdoanh
Double click vào soạn hợp đồng, nhập tên file ấn save để lưu file trực tiếp vào sharepoint, qui trình feedback được thực hiện như trên. Hoàn tất bài lab.
Kết thúc phần này, chúng ta đã biết cách sử dụng collect feedback workflow trong sharepoint và kết hợp với chức năng track change của MS work, để có được qui trình soạn thảo, chỉnh sửa hợp đồng hoàn chỉnh. Phần tiếp theo chúng ta sẽ sử dụng chữ ký điện tử trong việc ký hợp đồng.
Mr CTL – CTL.VN