Giả sử công ty bạn có danh sách địa chỉ mail của các khách hàng tiềm năng, chỉ có một số ít nhân viên mới có thể sử dụng danh sách địa chỉ mail này. Nếu bạn không dùng sharepoint, thì bạn phải export danh sách email này ra một file, sau đó sẽ import vào contact list của nhân viên cần sử dụng.
Bài lab này sẽ hướng dẫn sử dụng contact list trong sharepoint 2016, để quản lý danh sách địa chỉ mail của các khách hàng tiềm năng. Khi nhân viên nào có nhu cầu sử dụng, họ chỉ cần vào site sharepoint và động bộ danh sách email này về contact list của họ.
Với Sharepoint 2016 bạn cũng có thể quản lý calendar dễ dàng, thuận tiện và nhanh chống hơn
Các bước triển khai Đồng Bộ Contact & Calendar Với MS Outlook
Trong bài LAB này được chia làm các phần như sau:
- Tạo contact list
- Đồng bộ contact list với ms outlook
- Tạo Calendar.
- Tạo View Calendar.
- Tạo Calendar Overlay
- Đồng bộ Calendar với Microsoft Outlook.
Mục đích của bài lab: hướng dẫn đồng bộ contact list và calendar với MS outlook.
Thực hiện Đồng Bộ Contact & Calendar Với MS Outlook:
B1.tạo contact list. Tại site Quản Lý Hồ Sơ. vào Settings\Add an app Chọn Contact
Nhập Name: EmailKhachHang Create.
Click vào EmailKhachhang vừa tạo
Chọn New item
Nhập đầy đủ thông tin như trong hình Save, nhập thêm vài khách hàng khác
B2. Đồng bộ contact list với Ms Outlook.
Tại EmailKhachHang vào tab List chọn Connect to Outlook.
Ấn Allow Yes
Sẽ thấy contact list đã được đồng bộ. Phải chuột vào Home chọn properties
Chọn tab Outlook Address Book, check vào Show this folder as an e-mail Address Book Ok
Khi gửi mail, chọn address book sẽ thấy các email được đồng bộ từ sharepoint.
B3. Tạo Calendar.
Tạo Quản lý hồ sơ vào Setting Site settings, chọn Calendar
Name: Lichlamviec Create.
Chọn Lịch làm việc vừa tạo
Vào tab calendar List Settings
Chọn list name, description and navigation.
Sửa name thành Lịch làm Việc
Trở về setting, trong phần columns chọn Category
Nhập các loại lịch vào phần Type each choice on a separate line.
B4. Tạo View Calendar:
Cũng trong setting, trong phần Views chọn Create view
Chọn Calendar View.
View name: Lịch Hợp
Trong phần Filter chọn Category = Lịch Hợp. Ok
Tương tự tạo view Lịch Công Tác
Có Category = Lịch Công Tác
Tạo tiếp View Lịch Nghỉ Lễ.
Có Category = Lịch Nghỉ Lễ
Tạo View Sinh Nhật có Category = Sinh Nhật.
Tạo View Nghỉ Phép có Category = Nghỉ Phép. tạo View Xong
B5. Tạo Calendar Overlay
Chọn view Nghỉ Phép, vào Calendar, chọn Calendars Overlay. Chọn new calendar
Calendar name: Lịch hợp, chọn color, nhập http://int.labs.ctl.vn ấn Resolve
List: chọn Lịch làm việc, List View: chọn Lịch Hợp Ok
Tương tự tạo các Overlay cho các view khác, mỗi View có màu khác nhau.
Kết quả sau khi tạo xong.
Sau đó vào tab calendar, chọn list settings, trong content types chọn Event
Chọn Add from existing site or list columns
Trong phần select columns from chọn List columns, chọn 2 columns như trong hình add sang phải Ok
Trở về Lịch làm việc vào Event new Event Event để tạo lịch làm việc.
Mỗi loại lịch sẽ có màu khác nhau rất dễ theo dõi.
B6. Đồng bộ Calendar với Ms Outlook:
Vào tab calendar chọn Connect to Outlook
Chọn Allow
Calendar đã được đồng bộ với Ms outlook.
Hoàn tất bài lab.
Mr CTL – labs.ctl.vn