Hồ sơ sau khoảng thời gian sử dụng sẽ được lưu trữ vào trong kho, các hồ sơ này sẽ được phân loại để dễ dàng tìm kiếm khi cần. Việc quản lý phân loại, lưu trữ và tìm kiếm hồ sơ, là công việc tốn rất nhiều thời gian, chi phí và công sức.
Bài lab này sẽ sử dụng Sharepoint 2016 xây dựng ứng dụng quản lý phân loại và lưu trữ hồ sơ dễ dàng và an toàn hơn, tiết kiệm được nhiều thời gian và chi phí hơn.
Các bước triển khai Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu:
Trong bài LAB này gồm các phần sau:
- Tạo Subsite dùng Records Center và cấp quyền.
- Active Site collection features.
- Tạo Record Library.
- Tạo Content Organizer Rules.
- Tạo Content Organizer Settings.
- Cấu hình Imformation management policy setting.
- Định thời gian timer job.
Sau khi thực hiện xong bài lab, các bạn sẽ biết cách Sử dụng subsite Records Center, cách active feature, tạo record Library, tạo Content Organizer Rules, và Timer Job.
Thực Hiện Quản Lý Lưu Trữ Hồ Sơ Tài Liệu:
B1: Tạo Subsite dùng Records Center và cấp quyền
Tại site int.ctl.local, vào setting Site contents
New Subsite
Title: Kho Hồ Sơ, URL: http://int.ctl.local/KHS, trong phần select a template chọn tab Enterprise và chọn Records Center.
User permission: chọn option Use inique permissions, Use the top link…: chọn option Yes Create
Chọn các option măc định Ok
Màn hình records center vừa tạo.
.
Để cấp quyền, tại Kho Hồ Sơ vào setting Site settings, chọn People and groups
Chọn Kho Hồ sơ Members, chọn new add user
Cấp quyền cho group hanhchanh và kinhdoanh thuộc group members và group Visitors
Administrator, và giamdoc thuộc group Owners.
B2. Active Site collection features
Trở về trang home vào Setting Site settings chọn Site collection features
Tìm Site Policy ấn Active
Kiểm tra 3 feature: Sharepoint server enterprise site features, Sharepoint server Publishing và Sharepoint server Stanard Site feature đã active chưa, nếu chưa thì active.
Tìm In Place Records management active.
B3. Tạo Record Library
Trở về Kho Hồ Sơ vào Setting Add an app
Chọn Record Library.
Name: LuuKhoHDKinhTe Create
Chọn LuuKhoDHKinhte vừa tạo, vào tab Library Library settings
Chọn Document trong phần Content Types
Trong phần setting chọn Delete this content type
Trở về Content Types chọn Add from existing site content types
Select site content type from chọn Hoso Group, và chọn Mẫu hợp đồng ấn add Ok
Tương tự các bước trên, tạo record library LuuKhoHDThuongMai
Cũng chọn Mẫu Hợp Đồng add Ok
Tiếp tục tạo record library:LuuKhoPhieuDeNghiThanhToan
Lần này chọn mẫu phiếu đề nghị add ok
Tạo tiếp Record library: LuuKhoPhieudenghiMuaHang
Cũng chọn mẫu phiếu đề nghị add Ok.
Tạo tiếp record library: LuuKhoPhieuChi.
Chọn mẫu phiếu thu chi add ok
Tại tiếp Record Library: LuuKhoPhieuThu
Chọm Mẫu Phiếu thu Chi.
Trở về Kho Hồ Sơ, chọn setting Site contents
Chọn Drop Off Library.
Cho tab Library Library Settings
Trong phần Content Types chọn Document.
Chọn Delete this content type.
Trong phần Content types, Chọn add from existing site content types
Add cả 3 content type qua phải Ok.
B4. Tạo Content Organizer Rules
Tại site Kho Ho Sơ, vào Setting Site settings, Trong phần Site Administration chọn Content Organizer Rules
Chọn new Item
Rule name: RuleLuuHDThuongMai, Trong phần content type, group: chọn Hoso Group, Type: chọm Mẫu hợp Đồng.
Trong phần Conditions, Propery: chọn LoaiHoso = Hợp Đồng Thương Mại. trong phần Destination: ấn Browse chọn LuuKhoHDThuongMai.
Tiếp tục ấn new Item
Tuong tự Tạo rule: RuleLuuHDKinhTe, Group:chọn Hoso Group, Type: mẫu hợp Đồng.
Property chọn Loaihoso = Hợp Đồng kinh tế, Destination: LuukhoHDKinhTe.
Tạo Tiếp: RuleLuuPhieuDeNghithanhToan, Group: Hoso Group, Type: mẫu phiếu đề nghị
Conditions: property:LoaiHoso = Phiếu Đề Nghị Thanh Toán, Destination: LuuKhoPhieuDeNghiThanhToan
Tạo tiếp: RuleLuuPhieuDeNghiMuaHang, Droup: Hoso group, Type:mẫu phiếu đề nghị.
Property chọn Loaihoso = Phiếu dề Nghi Mua hang, Destination: LuukhoPhieuDeNghiMua Hang.
Tạo tiếp: RuleLuuPhieuChi, Group: Hoso Group, Type:mẫu Phiếu Thu Chi.
Property: loaiHoso = Phiếu Chi, Destination: LuukhoPhieuChi.
Tạo Tiếp: RuleLuuPhieuThu, Group: Hoso Group, Type:mẫu phiếu thu chi
Property: LoaiHoSo = Phiếu Thu, Destination: LuuKhoPhieuThu.
B5. Tạo Content Organizer Settings.
Tại trang Kho Hồ sơ, vào Setting Site settings. Trong phần site Action chọn Manage Site Features
Kiểm tra xem Content Organizer đã active chưa, nếu chưa thì active
Tở lại trang Kho Hồ sơ, vào Setting Site settings, trong phần Site Administration, chọn Content Organizer settings.
Tìm phần Submission Points, copy web service URL như trong hình
Vào SharePoint 2016 Central Administration, chọn General Application settings, chọn Configure Send to connections
Trong phần Web Application: chọn http://int.ctl.local.
Trong phần Display name: Chuyển Kho Hồ Sơ, Send To URL: paste link đã copy ở trên vào, Send to action: chọn copy, ấn Add connection OK
B6. Cấu hình Imformation management policy setting.
Trở về site Quản lý Hồ Sơ, chọn Hồ Sơ, Vào tab Library Library Settings, chọn Information management policy settings
Chọn Mẫu Hợp Đồng
Trong phần Policy Statement: nhập vào Chuyển vào kho sau X ngày (để thông báo cho mọi người hồ sơ sẽ được lưu kho sau X ngày)
Chọn Add a retention stage
Trong phần Event chọn option this stage is based off … time Period: chọn modify + 1 year, trong phần Action: chọn Transfer to another location, chọn option Move, Destination location: chọn Chuyển Kho Hồ Sơ Ok
Retention sau khi tạo xong Ok
Làm tương tự cho Mẫu Phiếu Đề Nghị, và Mẫu Phiếu Thu Chi.
B7. Định thời gian timer job
Vào Sharepoint 2016 Central administration, chọn monitoring, chọn Review job definitions
Web Application: chọn http://int.ctl.local, View: Chọn Web Application
Tìm vài chọn Information management policy
Định thời gian phù hợp Run
Chọn tiếp Expiration Policy
Cũng định thời gian phù hợp Run
Hoàn tất bài Lab.
Mr CTL – labs.ctl.vn