Ứng Dụng Collect Signatures Workflow – Lab Sharepoint 2016 Phần 6

B1 Tạo Subsite: vào trang int.ctl.local ( lưu ý các bài lab sau sẽ dùng int.labs.ctl.vn), vào settings chọn site contents chọn New subsite.

Title: Quản lý Hồ Sơ, URL name:http://int.ctl.local/qlhs, select a template: chọn team site

Trong phần User permissions chọn option Use unique permissions, chọn option Yes Create

Cấp quyền cho group hanhchanh và Kinhdoanh thuộc group Visitors và Members, giamdoc và tpkinhdoanh thuộc group Owners Ok

Sau khi tạo subsite xong chọn Document

Vào tab Library Library settings

Chọn List name, description and navigation

Trong phần name đổi tên thành Hồ Sơ save

B2. Tạo mẫu hợp đồng. vào word tạo mẫu hợp đồng.

Vào tab Insert chọn Signature Line

Nhập đầy đủ các thông tin Ok

Vào Tab file chọn save as File name là Mẫu Hợp Đồng, save as type: chọn Word template. Mặc định file này sẽ được lưu vào C:\Users\administrator\Documents\Custom Office Templates. save

Làm lại tương tự để tạo phiếu đề nghị, và cũng chèn signature line vào, và lưu lại thành file template Mẫu Phiếu đề nghị.

Sau đó vào Excel tạo phiếu thu chi như mẫu sau:

Sau đó cũng vào Tab Insert chọn signature line.

Nhập đầy đủ thông tin Ok

Mẫu phiếu thu chi sau khi thiết kế xong, vào tab file save as đặt tên file là Mẫu phiếu thu chi và chọn save as type là Excel template save. Tạo mẫu hợp đồng xong.

B3. Tạo Site column:

Trở về trang Home, vào settings Site settings. Trong phần Web Designer Galleries chọn Site Columns

Chọn Create.

Column name: Loaihoso, kiểu dữ liệu là choice.

Chọn option new group: và đặt tên là Hoso group

Trong phần Type each choice on a separate line: nhập vào các loại hợp đồng, chọn option drop-down menu OK. Hoàn tất tạo site column.

B4. Tạo Site Content types:

Trở về site settings, Trong phần Web Designer Galleries chọn Site content types.

Chọn Create.

Name: Mẫu Hợp Đồng, select parent content type from: chọn Document Content Types. Parent content type: chọn Document, chọn option New group nhập vào Hoso Group OK

Tại site content type vừa tạo chọn advanced setting

Trong phần Document Template, chọn option Upload a new document template và chọn file Mẫu Hợp đồng.dot Ok

Trong phần Columns Chọn Title

Trong phần this column is: Chọn option Hidden (để ẩn Title) Ok

Cũng trong phần Columns, chọn Add from existing site columns

Trong phần select columns from: chọn HoSo Group, chọn LoaiHoso add sang bên phải Ok. Tạo site content type là mẫu hợp đồng xong.

Tương tự tiếp tục, trở về site settings, Trong phần Web Designer Galleries chọn Site content types tạo site content type cho Mẫu phiếu đề nghị.

và Mẫu phiếu thu chi.

B5. Sử dụng site content type:

Trở về Quản lý hồ sơ Chọn Hồ Sơ, chọn tab Library Library settings

Tại Hồ sơ Setting, trong phần General chọn Advanced settings

Trong phần Allow management of content types? Chọn option Yes.

Trở lại Hồ Sơ setting, trong phần content types chọn add from existing site content types

Select site content types from: chọn Hoso Group, add 3 mẫu site content type sang phải ok

Ba content type mới add vào và do content type Document không dùng nên xóa đi, bằng cách chọn Document

Trong phần Settings chọn Delete this content types

Trở về Hồ sơ, vào tab file new document sẽ thấy 3 mẫu hợp đồng đã tạo.

B6. Edit mẫu hợp đồng:

Tại Hồ sơ, vào tab file new document chọn mẫu Hợp Đồng sharepoint sẽ open word với mẫu hợp đồng đã tạo ở bước trên.

Vào tab file lưu lại file này vào Hồ Sơ để cập nhật thông tin từ sharepoint.

Sau đó để con trở vào sau tiêu đề Hợp Đồng, vào Tab Insert chọn Quick parts Document property LoaiHoSo

Sẽ thấy loại hồ sơ có thể chọn lựa

Vào tab file info, trong phần Properties chọn show document panel.

Bạn sẽ thấy loaihoso hiển thị bên trái, hãy chọn thử loaihoso xem kết quả như thế nào?

Chọn tab file save as, lưu lại mẫu hợp đồng template mới (nhớ chọn Word template)

Làm lại bước 6 cho mẫu phiếu đề nghị và mẫu phiếu thu chi.

và mẫu phiếu thu chi.

Lưu Mẫu phiếu thu chi thành template mới.

Trờ về trang int.ctl.local, tại home, chọn settingsSite settings, trong phần Web Designer Galleries, chọn Site content types.

Trong Hoso Group, chọn Mẫu Hợp Đồng.

Trong phần settings chọn advanced settings

Chọn file Mẫu hợp đồng.dot mới.

Làm lại tương tự cho mẫu phiếu đề nghị và mẫu phiếu thu chi.

Chọn Mẫu phiếu đề nghị mới.

Chọn mẫu phiếu thu chi mới

B7. Tạo workflow

Trở lại Hồ sơ vào Library add a Workflow.

Chọn Collect Signatures – sharepoint 2010, và đặt tên là Signatures_WF

Check vào Create a new item will strat this workflow next

Trong assign to: nhập vào giamdoc check name save

Tạo workflow xong

B8. Tạo View:

Trở về hồ sơ, vào tab Library Create View standard view

View name: Hosodaky

Trong phần filter, chọn Signature_WF = 5 OK

Tương tự tạo View Hosochuaky

Trong phần filter chọn Signature_WF = 2 and Created by = [Me] Ok

Tạo View Xong

B9. Edit Web part

Trở về Subsite Quản lý hồ sơ, chọn Page edit edit

Xóa hết các thông tin hiện có trên site, trình bày site lại như trong hình. Đặt con trỏ vào nơi cần chèn web part, vào tab Insert Web Part.

Chọn Apps, và cho Hồ Sơ Add

Tại Hồ sơ chọn edit web part

Selected View: Hosodaky, Toolbar type: chọn No toolbar, Title: Hồ sơ đã ký OK

Tương tự, đặt con trỏ vào vi trí phù hợp, vào tab Insert Web part

Chọn Apps–> Hồ sơ add

edit web part

Trong phần selected View chọn Hosochuaky, Toolbar type: chọn No toolbar, Title: Hồ sơ chưa ký Ok.

Tiếp tục vào tab Insert Web part, chọn Social Collaboration User tasks Add

Chọn user tasks vào add chọn Edit web part

Title: nhập vào Hồ sơ cần ký

Trong phần target Audiences chọn Quản lý hồ sơ Owners(chỉ cho group owners mới nhìn thấy view này) Ok. Tạo View xong. save

B10. Cài enterprise CA:

Vào server manager, chọn 2 add roles and features màn hình before you begin ấn next.

Chọn Option Role-base or feature-base installation next

Chọn server next

Check vào Active Directory Certificate Services next, màn hình Feature next, màn hình Active Directory Certificate Services ấn next

Check vào 2 check box: Certication Authority và Certification Authority Web Enrollment next Install

Chờ quá trình cài đặt xong, chọn Configure Active Directory Certificate Services on the destination server.

Màn hình AD CS Configuration ấn next, Check vào 2 check box như trong hình next

Chọn Option Enterprise CA next, tất cả các màn hình còn lại để mặc định ấn next và cuối cùng ấn Configure

Cài CA xong Close

B11 Yêu cầu certificate cho user:

Login vào user giamdoc, vào Run MMC Ok

Vào menu file chọn add/remove snap-in

Chọn Certificates ấn nút Add

Chọn option My User account Finish Ok

Phải chuột vào Personal chọn all Tasks Request New Certificate, màn hình before you begin ấn next

Chọn Active Directory Enrollment Policy next

Check vào User ấn Enroll, yêu cầu certificate cho user giamdoc xong.

B12. Kiểm tra.

Truy cập vào site bằng quyền hc1, vào hồ sơ, chọn tab file new Document Mẫu Hợp Đồng.

Trong word chọn loại hoso: Hợp đồng kinh tế, nhập them thông tin cho hợp đồng, vào tab chọn save.

Lưu file trực tiếp vào Hồ sơ ấn Save

Vào hosochuaky sẽ thấy HC1 có một hợp đồng chưa ký.

Login vào user giamdoc vào Quản lý hồ sơ, trong Hồ sơ cần ký có một hộp đồng chờ giamdoc ký.

Click vào tên hợp đồng

Open file hợp đồng, chọn edit document, và giamdoc dung chữ ký điện tử ký vào file.

Sau khi ký xong chọn Open this task

ấn sign

Trở về trang Quản lý Hồ sơ, sẽ có một hồ sơ đã được ký.